Die Beschaffung als Teil des ERP-Systems

Beschaffung ist ein wichtiger Aspekt im Bereich des Supply Chain Managements, der sich mit dem Prozess des Einkaufs von Materialien, Komponenten und Dienstleistungen für ein Unternehmen befasst. Ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre betrieblichen Abläufe zu automatisieren, zu integrieren und zu verwalten. Im Kontext eines ERP-Systems spielt der Einkauf eine zentrale Rolle, da sie den gesamten Einkaufsprozess von der Bedarfsplanung bis zur Zahlungserfassung und Rechnungsstellung umfasst.

Im Rahmen eines ERP-Systems bietet die Beschaffungsfunktion verschiedene Module und Funktionen, die den Prozess des Einkaufs unterstützen. Dazu gehören unter anderem:

Bedarfsplanung

Das ERP-System ermöglicht es Unternehmen, den Bedarf an Materialien und Ressourcen auf der Grundlage von Produktionsplänen, Verkaufsprognosen und Lagerbeständen zu planen und zu prognostizieren. Die Bedarfsplanung hilft dabei, den Einkauf effizient zu gestalten und Überbestände oder Engpässe zu vermeiden.

Lieferantenmanagement

Das ERP-System bietet Funktionen zur Verwaltung von Lieferanteninformationen, Verträgen, Preisvereinbarungen und Leistungsbewertungen. Unternehmen können Lieferantenprofile erstellen, um wichtige Informationen wie Kontaktdaten, Lieferzeiten, Qualitätshistorie und Preise zu speichern. Dies erleichtert die Auswahl und Zusammenarbeit mit Lieferanten sowie die Überwachung der Lieferantenleistung.

Beschaffungsprozess

Das ERP-System unterstützt den gesamten Beschaffungsprozess, von der Anforderung von Materialien über die Erstellung von Bestellungen bis hin zur Überwachung der Lieferung. Die Benutzer können Bestellungen direkt im System erstellen und Genehmigungsworkflows einrichten, um sicherzustellen, dass der Einkauf gemäß den festgelegten Richtlinien und Budgets erfolgt. Das System ermöglicht auch die Verfolgung von Bestellungen und Sendungsverfolgungsinformationen, um eine genaue Lieferstatusverfolgung zu gewährleisten.

Lagerverwaltung

Der Einkauf ist eng mit der Lagerverwaltung verbunden. Ein ERP-System bietet Funktionen zur Verfolgung von Lagerbeständen, Materialbewegungen, Wareneingängen und Lagerorten. Es unterstützt die Optimierung des Lagerbestands, indem es Unternehmen dabei hilft, den Bedarf zu prognostizieren, Bestände zu überwachen und rechtzeitig Nachbestellungen auszulösen.

Finanz- und Rechnungswesen

Die Beschaffungsinformationen werden mit den Finanz- und Rechnungswesendaten verknüpft, um eine nahtlose Verarbeitung von Rechnungen, Zahlungen und Kostenzuweisungen zu ermöglichen. Das ERP-System automatisiert die Rechnungsprüfung, indem es Bestelldaten mit Rechnungsdaten abgleicht und Abweichungen identifiziert. Dies erleichtert die effiziente Verarbeitung von Rechnungen und die Vermeidung von Doppelzahlungen oder unberechtigten Ausgaben.

Durch die Integration der Beschaffungsfunktion in ein ERP-System können Unternehmen den Beschaffungsprozess rationalisieren, die Effizienz steigern, Kosten senken und die Transparenz verbessern. Das System ermöglicht Echtzeitinformationen über den gesamten Beschaffungsprozess, von der Bedarfsplanung über die Bestellung bis hin zur Zahlung. Dies ermöglicht eine bessere Planung, bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten und eine verbesserte Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Echtzeitdaten. Darüber hinaus unterstützt ein ERP-System die Compliance mit rechtlichen Anforderungen und internen Richtlinien, indem es einen strukturierten und nachvollziehbaren Einkaufsprozess gewährleistet.

Insgesamt ermöglicht ein ERP-System mit einer integrierten Beschaffungsfunktion Unternehmen eine effektive Steuerung und Kontrolle des Beschaffungsprozesses, was zu Kosteneinsparungen, einer besseren Lieferantenbeziehung und einer optimierten Lagerverwaltung führt.