PEPPOL – Voraussetzungen für die Integration von E-Rechnungen in ERP-Systeme ab 2025

Ab 01. Januar 2025 wird der Versand und Empfang von E-Rechnungen für Unternehmen in Europa in vielen Bereichen Pflicht. Besonders in Deutschland soll mit der Einführung der Pflicht zur E-Rechnung ein zentraler Schritt zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen gemacht werden. Dabei kommt das EU-weite Netzwerk PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ins Spiel, welches die standardisierte elektronische Kommunikation zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen ermöglicht.

Für Unternehmen und IT-Verantwortliche, die ein ERP-System betreuen oder verwalten, stellt sich die Frage, welche technischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um den Versand von E-Rechnungen über PEPPOL in bestehende Systeme zu integrieren. Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick über die relevanten Anforderungen und erläutert, wie ERP-Systeme angepasst werden müssen, um ab 01.Januar 2025 konform E-Rechnungen versenden zu können.

Was sind E-Rechnungen?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein strukturiertes Datenformat, das maschinenlesbar ist und den Austausch von Rechnungsinformationen ermöglicht, ohne dass manuelle Eingaben oder Konvertierungen erforderlich sind. Anders als bei einer herkömmlichen PDF-Rechnung, die lediglich eine digitale Kopie eines Papierdokuments ist, enthalten E-Rechnungen strukturierte Daten, die von einem Computer direkt verarbeitet werden können.

In der Europäischen Union wurde mit der Richtlinie 2014/55/EU die Grundlage für die Einführung von E-Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung geschaffen. Ziel ist es, die Effizienz der Rechnungsverarbeitung zu erhöhen, Fehler zu minimieren und letztlich die Digitalisierung von Geschäftsprozessen voranzutreiben. In Deutschland wird XRechnung als Pflichtstandard für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber im Rahmen dieser Richtlinie festgelegt.

Warum wird PEPPOL für den Versand von E-Rechnungen wichtig?

PEPPOL ist ein europaweit standardisiertes Netzwerk für den Austausch von Geschäftsdokumenten, darunter auch E-Rechnungen. Es bietet Unternehmen eine Infrastruktur, über die sie Rechnungen elektronisch versenden und empfangen können, die den Anforderungen der EU entsprechen. PEPPOL unterstützt verschiedene Standards wie die Universal Business Language (UBL) und ebInterface, was es den Unternehmen erleichtert, länderübergreifend Geschäftsprozesse abzuwickeln.

Die Nutzung von PEPPOL wird durch sogenannte Access Points ermöglicht, die als Schnittstelle zwischen den verschiedenen Teilnehmern im PEPPOL-Netzwerk fungieren. Unternehmen, die über PEPPOL E-Rechnungen senden und empfangen möchten, müssen sicherstellen, dass ihr ERP-System in der Lage ist, diese Access Points zu nutzen und die Daten im erforderlichen Format zu versenden.

PEPPOL ist nicht nur in der EU, sondern auch international von Bedeutung, beispielsweise in Australien, Neuseeland und Singapur. Unternehmen müssen beachten, dass die spezifischen Anforderungen an E-Rechnungen je nach Region variieren können.

Anforderungen an ERP-Systeme für den E-Rechnungsversand

Damit ERP-Systeme ab 2025 den Versand von E-Rechnungen über PEPPOL unterstützen können, müssen mehrere technische und organisatorische Anforderungen erfüllt sein. Diese betreffen sowohl die Integration der technischen Infrastruktur als auch die Anpassung an die rechtlichen und formattechnischen Vorgaben.

1. Unterstützung standardisierter Datenformate

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Umsetzung der E-Rechnung ist die Unterstützung des richtigen Datenformats. In der EU ist das von der Richtlinie 2014/55/EU empfohlene Format UBL (Universal Business Language) weit verbreitet. Daneben gibt es noch andere Formate wie XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Es ist wichtig zu betonen, dass Unternehmen je nach Land und Geschäftspartner unterschiedliche E-Rechnungsformate verwenden müssen.

• Universal Business Language (UBL): Ein XML-basiertes Datenformat, das speziell für die maschinenlesbare Übertragung von Geschäftsprozessen entwickelt wurde. Es ist weit verbreitet und wird von vielen europäischen Ländern akzeptiert.
• XRechnung: In Deutschland ist dies der Pflichtstandard für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch eine menschenlesbare PDF-Version der Rechnung kombiniert.

ERP-Systeme müssen in der Lage sein, Rechnungen im UBL- und XRechnung-Format zu erzeugen und zu verarbeiten. Dies bedeutet, dass sie eine Möglichkeit zur Umwandlung von Rechnungsdaten, die in internen Formaten gespeichert sind, in diese standardisierten Formate bieten müssen.

2. Anbindung an PEPPOL-Access Points

PEPPOL basiert auf einem Netzwerk von zertifizierten Access Points, über die der Austausch von E-Rechnungen stattfindet. Um E-Rechnungen über PEPPOL zu versenden oder zu empfangen, müssen ERP-Systeme in der Lage sein, mit diesen Access Points zu kommunizieren. Hierfür gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

• Direkte Anbindung an einen PEPPOL-Access Point: Einige größere Unternehmen und Organisationen entscheiden sich dafür, selbst einen PEPPOL-Access Point zu betreiben oder sich direkt mit einem Access Point-Anbieter zu verbinden. Diese direkte Integration erfordert eine technische Anpassung des ERP-Systems, damit es die notwendige PEPPOL-Schnittstelle nutzen kann.
• Nutzung eines Dienstleisters (Konnektoren): Alternativ können Unternehmen spezialisierte Dienstleister oder Middleware-Lösungen nutzen, die als „PEPPOL-Konnektoren“ fungieren. Diese Dienstleister bieten vorgefertigte Schnittstellen und kümmern sich um die Kommunikation mit dem PEPPOL-Netzwerk. Die Anbindung an das ERP-System erfolgt in der Regel über API-Schnittstellen oder standardisierte Dateiformate wie XML oder JSON.

Wichtig für die IT-Abteilungen ist es, zu entscheiden, ob eine direkte Anbindung an PEPPOL sinnvoll ist oder ob es effizienter ist, mit einem externen Dienstleister zu arbeiten.

3. API-Integration für die Datenübertragung

Die meisten modernen ERP-Systeme unterstützen die Integration von externen Anwendungen über APIs (Application Programming Interfaces). Für den Versand von E-Rechnungen über PEPPOL ist die API-Integration entscheidend, da der Datenaustausch zwischen dem ERP-System und dem Access Point oder dem externen Dienstleister auf dieser Basis erfolgt.

• REST- oder SOAP-APIs: Je nach Anbieter des Access Points oder des Konnektors können unterschiedliche API-Technologien zum Einsatz kommen. REST (Representational State Transfer) APIs sind besonders weit verbreitet, da sie leichtgewichtig und flexibel sind. Alternativ setzen einige Systeme auf SOAP (Simple Object Access Protocol) APIs, die besonders in komplexen Unternehmensumgebungen verwendet werden.
• Automatisierte Prozesse: Neben der API-Integration ist es notwendig, die Prozesse im ERP-System so zu automatisieren, dass die Rechnungsdaten automatisch in das PEPPOL-Netzwerk übermittelt werden können. Dies umfasst die regelmäßige Übermittlung von Rechnungen und den Empfang von Rückmeldungen, wie zum Beispiel Statusberichte über die Zustellung.

4. Sicherheitsanforderungen und Zertifikate

Da es sich bei E-Rechnungen um sensible Geschäftsdaten handelt, sind strenge Sicherheitsanforderungen zu erfüllen. Dies gilt insbesondere für den Austausch über das PEPPOL-Netzwerk. Folgende Sicherheitsmaßnahmen sind dabei zu berücksichtigen:

• Digitale Signaturen und Zertifikate: Um die Authentizität und Integrität der übermittelten Rechnungen sicherzustellen, müssen die E-Rechnungen digital signiert werden. Viele Länder und PEPPOL selbst verlangen die Nutzung von qualifizierten Zertifikaten, die von vertrauenswürdigen Zertifizierungsstellen (CAs) ausgestellt werden.
• Verschlüsselung: Die Übertragung von Rechnungen über PEPPOL erfolgt verschlüsselt, um sicherzustellen, dass keine unberechtigten Dritten auf die Daten zugreifen können. ERP-Systeme müssen sicherstellen, dass sie die notwendige Verschlüsselungstechnologie (in der Regel TLS/SSL) unterstützen.
• Compliance: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die implementierten Sicherheitsmaßnahmen den nationalen und internationalen Standards entsprechen. Dies betrifft unter anderem die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und spezifische Anforderungen in den jeweiligen Ländern, in denen das Unternehmen tätig ist.

5. Archivierung und Nachverfolgbarkeit

Neben dem Versand und Empfang von E-Rechnungen sind auch die gesetzlichen Anforderungen zur Archivierung und Nachverfolgbarkeit zu beachten. E-Rechnungen müssen gemäß den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen für einen bestimmten Zeitraum archiviert werden. In Deutschland beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Unterlagen in der Regel 10 Jahre.

ERP-Systeme müssen daher in der Lage sein:

• Rechnungen in elektronischer Form revisionssicher zu archivieren. Dies bedeutet, dass die Daten manipulationssicher und für die gesamte Dauer der Aufbewahrungspflicht verfügbar sein müssen.
• Protokolle über den Versand und Empfang von E-Rechnungen zu führen, um bei Bedarf den Nachweis über die korrekte Zustellung erbringen zu können. Dies umfasst auch die Dokumentation von Fehlern oder Verzögerungen im Übertragungsprozess.

Rolle der PEPPOL-Konnektoren und Dienstleister

Für viele Unternehmen, insbesondere für kleine und mittelständische Betriebe, ist die direkte Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk eine Herausforderung. Daher greifen viele auf spezialisierte Dienstleister zurück, die PEPPOL-Konnektoren anbieten. Diese Dienstleister bieten folgende Vorteile:

1. Technische Expertise: Die meisten Dienstleister haben umfangreiche Erfahrung in der Implementierung und Nutzung von E-Rechnungen und PEPPOL, was es Unternehmen ermöglicht, schneller in den E-Rechnungsprozess einzusteigen.
2. Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben: Konnektoren sind in der Regel auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Vorgaben und stellen sicher, dass alle Anforderungen an die E-Rechnung und den PEPPOL-Standard eingehalten werden.
3. Skalierbarkeit: Konnektoren sind besonders für Unternehmen attraktiv, die viele Rechnungen pro Monat versenden oder empfangen. Durch die Nutzung eines Konnektors wird die Belastung der internen Infrastruktur reduziert.

Auswahl eines geeigneten Dienstleisters

Bei der Auswahl eines PEPPOL-Konnektors oder Dienstleisters sollten Unternehmen folgende Kriterien berücksichtigen:

• Erfahrung und Zertifizierung: Der Dienstleister sollte über Erfahrung im Bereich E-Rechnung und PEPPOL verfügen und als offizieller PEPPOL-Access-Point zertifiziert sein.
• Schnittstellenvielfalt: Der Konnektor sollte mehrere Schnittstellenformate unterstützen, damit das ERP-System flexibel integriert werden kann (z.B. REST, SOAP).
• Kostenstruktur: Es ist wichtig, die Kosten für die Nutzung des Dienstleisters zu bewerten, insbesondere wenn das Unternehmen ein großes Volumen an Rechnungen übermitteln muss.
• Support und Wartung: Der Dienstleister sollte umfassenden technischen Support bieten und regelmäßige Updates für seine Systeme bereitstellen, um mit den sich ändernden gesetzlichen Anforderungen Schritt zu halten.

Fazit

Die Integration von E-Rechnungen in bestehende ERP-Systeme ist ab 2025 für viele Unternehmen eine Pflicht, die sowohl technische als auch organisatorische Anpassungen erfordert. Durch die Nutzung des PEPPOL-Netzwerks können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse effizienter und sicherer gestalten, müssen jedoch sicherstellen, dass ihr ERP-System die notwendigen Voraussetzungen erfüllt.

Besonders wichtig ist die Unterstützung von standardisierten Datenformaten wie UBL, XRechnung und ZUGFeRD sowie die Anbindung an PEPPOL-Access Points. Unternehmen, die diese Anforderungen nicht direkt umsetzen können oder wollen, haben die Möglichkeit, auf spezialisierte PEPPOL-Konnektoren und Dienstleister zurückzugreifen, die die Integration erleichtern und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherstellen.

IT-Verantwortliche und ERP-Administratoren sollten frühzeitig mit der Planung und Umsetzung beginnen, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen rechtzeitig vor dem Stichtag 01. Januar 2025 erfüllen und so die Vorteile der digitalen Rechnungsabwicklung voll ausschöpfen können.