Einführung der E-Rechnung: Ein Leitfaden für Unternehmer

Die Digitalisierung verändert die Geschäftswelt grundlegend, und die Einführung der E-Rechnung spielt dabei eine zentrale Rolle. Sie ist nicht nur ein technischer Fortschritt, sondern auch eine rechtliche Notwendigkeit, die administrative Prozesse optimiert und Kosten senkt. Für Unternehmer ist es entscheidend, die gesetzlichen Vorgaben und Fristen zur Einführung der E-Rechnung zu kennen und die Umstellung rechtzeitig vorzubereiten. In diesem Artikel erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland, die relevanten Daten und Fristen sowie den Nutzen dieser Umstellung.

1. Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Anders als eine PDF-Datei erlaubt sie die automatisierte Weiterverarbeitung durch den Empfänger. Ziel der elektronischen Rechnung ist es, den Rechnungsprozess zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.

Vorteile der E-Rechnung

• Effizienzsteigerung: Manuelle Bearbeitung entfällt weitgehend.
• Kostensenkung: Papier, Porto und Bearbeitungsaufwand werden reduziert.
• Nachhaltigkeit: Papierverbrauch sinkt, was einen ökologischen Beitrag leistet.
• Fehlerminimierung: Automatisierte Prozesse reduzieren Eingabefehler.

2. Gesetzliche Grundlagen

Die Einführung der elektronischen Rechnung basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen regelt. Ziel ist es, den Rechnungsverkehr innerhalb der EU zu standardisieren. In Deutschland wurde diese Richtlinie durch das E-Rechnungsgesetz umgesetzt, das vor allem den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern betrifft.

XRechnung – Das Standardformat

In Deutschland wurde das Format XRechnung als Standard festgelegt, das den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entspricht. XRechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das vor allem im öffentlichen Sektor verpflichtend ist.

3. Wichtige Fristen und Übergangsregelungen

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland erfolgt stufenweise, wobei die rechtlichen Vorgaben klar definiert sind. Hier sind die wichtigsten Fristen:

1. Januar 2025: Start der E-Rechnungspflicht

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen, die in Deutschland tätig sind und innergemeinschaftliche B2B-Umsätze abwickeln, verpflichtet, E-Rechnungen zu stellen und zu empfangen. Dies betrifft alle Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland, und Papier- oder PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig​.

Übergangsfristen bis 2027

• 2025 bis 2026: In den ersten zwei Jahren nach Einführung dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen ausstellen, allerdings nur mit vorheriger Zustimmung des Empfängers.
• Ende 2027: Kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis Ende 2027 weiterhin nicht-elektronische Rechnungen verwenden.

4. Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft primär Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern oder anderen Unternehmen innerhalb Deutschlands im B2B-Bereich Geschäfte abwickeln. Diese Unternehmen müssen ihre Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (wie XRechnung oder ZUGFeRD) erstellen und empfangen.

Auch wenn die Pflicht zur elektronischen Rechnung bisher primär für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern gilt, sollten auch Unternehmen im B2B-Bereich rechtzeitig umstellen, da die Vorteile einer digitalisierten Rechnungsstellung erheblich sind und eine spätere Ausweitung der Pflichten auf den gesamten B2B-Sektor wahrscheinlich ist.​

Ausnahmen

• Kleinbetragsrechnungen (unter 250 Euro): Hier gelten bestimmte Erleichterungen, insbesondere wenn sie in einem nicht-elektronischen Format vorliegen​.
• Rechnungen mit sicherheitsrelevanten Inhalten (z.B. militärische oder vertrauliche Daten) sind ebenfalls von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen.

5. So setzen Sie die E-Rechnung erfolgreich um

Um die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen erfolgreich umzusetzen, sollten Sie einige wichtige Schritte beachten:

1. Analyse des aktuellen Rechnungsprozesses

Überprüfen Sie, wie Sie derzeit Rechnungen ausstellen und welche Systeme Sie verwenden. Eine gründliche Analyse hilft, die erforderlichen Änderungen für die Umstellung auf E-Rechnungen zu identifizieren.

2. Wahl der richtigen Software

Es gibt viele Softwarelösungen, die Sie bei der Umstellung auf E-Rechnungen unterstützen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt.

3. Schulung der Mitarbeiter

Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung und alle relevanten Abteilungen mit den neuen Prozessen vertraut sind. Schulungen helfen, Fehler zu vermeiden und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

4. Testphase

Bevor Sie die E-Rechnung vollständig implementieren, sollten Sie eine Testphase durchführen, um die Effizienz und Funktionalität der neuen Prozesse zu prüfen.

6. Die Zukunft der E-Rechnung

Die Einführung der elektronischen Rechnung ist Teil einer umfassenden Digitalisierung im Rechnungswesen. Langfristig wird erwartet, dass sich die Nutzung der E-Rechnung auch im privaten B2B-Bereich durchsetzen wird. Technologien wie die Blockchain könnten in Zukunft eine noch größere Rolle spielen, um den Rechnungsverkehr sicherer und transparenter zu gestalten.

Es wird auch erwartet, dass automatisierte Zahlungssysteme stärker integriert werden, was es Unternehmen ermöglichen könnte, den gesamten Rechnungsprozess – von der Ausstellung bis zur Bezahlung – zu automatisieren.

7. Fazit: Jetzt auf die E-Rechnung umstellen

Die elektronischen Rechnung bietet Unternehmen viele Vorteile, darunter Kosteneinsparungen, höhere Effizienz und die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Auch wenn die Umstellung auf elektronischen Rechnungen zunächst eine Herausforderung darstellen kann, ist es ratsam, frühzeitig in die notwendigen Technologien zu investieren und die Mitarbeiter entsprechend zu schulen. So sind Sie bestens auf die kommenden gesetzlichen Fristen vorbereitet.

Zusammenfassung der wichtigsten Fristen:

• 1. Januar 2025: Beginn der E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze in Deutschland.
• 2025 bis 2026: Übergangsfrist, in der Papierrechnungen weiterhin mit Zustimmung des Empfängers genutzt werden können.
• Ende 2027: Letzte Frist für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro, weiterhin nicht-elektronische Rechnungen zu verwenden